Das Unternehmen:

Der VfL Wolfsburg hat eine lange Vereinsgeschichte. 1945 gründeten elf Männer und eine Frau den Verein und nur neun Jahre später ziehen die Fußballer bereits in die höchste Spielklasse ein. Superstars wie Pele und Trainerlegenden wie Ludwig Lachner prägen den VfL, der 1992 den Profifußball nach Wolfsburg bringt. Klassenerhalte, Europapokal, Ausgliederung und Bau der Volkswagen Arena. Der Erstligist wächst weiter und holt sensationell die Meisterschaft 2009 und den DFB-Pokal 2015. Weiterhin stellt der VfL Wolfsburg die erfolgreichste deutsche Frauenmannschaft, die seit 2003 sieben Deutsche Meisterschaften, neun DFB-Pokal Siege und zwei Champions League Titelgewann.

Die Aufgabe:

Der VfL Wolfsburg trat an das Team von neusta portal services heran, um das veraltete CRM-System zu modernisieren. Wichtig war dem Verein, die Vertriebsprozesse sowohl B2C- als auch B2B-seitig zu vereinfachen. Daher sollten zwei Systeme entstehen – jeweils optimiert für das B2C- und das B2B-Geschäft. Ziel war es, die Interaktion mit den Fans und Partner:innen zu erleichtern und effektiver zu gestalten. Eine Herausforderung war dabei die große Anzahl an Schnittstellen und Daten, die es zu migrieren und zu filtern galt. Die Umsetzung: Das Projektteam bestand aus Mitarbeitenden des Bundesligisten und den Expert:innen von neusta portal services. Gemeinsam beschlossen sie, einen Neustart zu wagen: Sie erstellten ein Konzept für eine neue CRM-Landschaft, die mithilfe von Microsoft Dynamics 365 for Sales aufgebaut wurde.

In agilen Scrum-Sprints wurden die sehr unterschiedlichen Prozesse des VfLs detailliert beleuchtet und entsprechende technische Lösungen gefunden, um passgenaue Merkmale im CRM für die Kund:innen festzulegen. Nach einigen Workshops und Konzeptionsprozessen ging es an die initiale Datenmigration. Mit Hilfe von TIBCO Cloud™ Integration, einem Datenmigrationstool, wurden Daten in das neue CRM initial migriert. Im nächsten Schritt ging es um die Erstellung einer optimalen Lösung für die tägliche Synchronisation von relevanten Daten und die Pflege der KPIs (360-Grad-Blick, Shop- und Ticketkäufe u.v.m.). Diese ist mittels einer Reihe von Power Automates (im Microsoft Power Apps Plattform) umgesetzt. Besonders hervorzuheben ist, dass mit der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 eine kontinuierliche Datensynchronisation von Business Central zum Dynamics CRM stattfindet. Somit bleiben alle Daten, Felder und Informationen immer up to date. Des Weiteren lassen sich mit den neuen Systemen die Partnerschaften sowie die Vertriebsprozesse mit Sponsoren wesentlich leichter und übersichtlicher verwalten.

Weitere Teilprojekte, wie zum Beispiel Beratungsleistungen im Rahmen einer AWS-Migration oder die Erstellung von HTML-Templates für Shopware-Mailings, wurden mit anderen Tochtergesellschaften wie der neusta infrastructure services und der neusta infoMantis realisiert.

Das Ergebnis:

Nach eineinhalb Jahren entstand eine neue CRM-System-Landschaft, die für alle Seiten ein einmaliges Erlebnis schafft. Eine Vielzahl an Schnittstellen und Daten wurden migriert und gefiltert – diese können nun in der neuen, vereinfachten Systemlandschaft direkt miteinander kommunizieren. Hierdurch steht dem Kunden ein skalierbares System zur Verfügung, welches die Besonderheiten eines professionellen Fußballvereins adressiert und die Interaktion mit Fans und Partner:innen erleichtert.